Obecnie przedsiębiorcy płacą za przechowywanie akt ok. 130 mln zł rocznie. Pracodawcy muszą trzymać akta pracownicze przez 50 lat, tylko w jednym celu – emerytalnym. Wkrótce może to się zmienić. W ocenie Dolnośląskich Pracodawców – regionalnego związku pracodawców Konfederacji Lewiatan, zapowiadane przez Ministerstwo Rozwoju zmiany będą dla biznesu korzystne. W Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie i rekordowy w Europie, aż 50 – letni, obowiązkowy czas archiwizacji akt pracowniczych. Dla porównania dokumentacja kadrowo– płacowa w Wielkiej Brytanii przechowywana jest przez okres 6 lat, w Niemczech odpowiednio 10 i 6 lat, a we Francji i na Węgrzech obie kategorie dokumentów...
Obecnie przedsiębiorcy płacą za przechowywanie akt ok. 130 mln zł rocznie. Pracodawcy muszą trzymać akta pracownicze przez 50 lat, tylko w jednym celu – emerytalnym. Wkrótce może to się zmienić. W ocenie Dolnośląskich Pracodawców – regionalnego związku pracodawców Konfederacji Lewiatan, zapowiadane przez Ministerstwo Rozwoju zmiany będą dla biznesu korzystne. W Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie i rekordowy w Europie, aż 50 – letni, obowiązkowy czas archiwizacji akt pracowniczych. Dla porównania dokumentacja kadrowo– płacowa w Wielkiej Brytanii przechowywana jest przez okres 6 lat, w Niemczech odpowiednio 10 i 6 lat, a we Francji i na Węgrzech obie kategorie dokumentów przechowuje się jedynie przez 5 lat. Obecnie pracodawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za przechowywanie akt płacowych i osobowych pracownika przez 50 lat od chwili jego zwolnienia. Ten kosztowny i uciążliwy dla polskich firm obowiązek ma na celu wykorzystywanie dokumentacji do wykazywania roszczeń ze stosunku pracy, ustalania emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego. Rozwiązaniem tych zbędnych utrudnień ma być ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, której projekt założeń przedstawiło Ministerstwo Rozwoju. Proponowane zmiany zakładają, że obowiązkowy okres przechowywania akt pracowniczych zostanie skrócony z 50 do 10 lat, a przedsiębiorcy będą mieć możliwość przechowywania jej w formie papierowej, elektronicznej lub mieszanej. Projekt zakłada, że wszystkimi informacjami niezbędnymi do uzyskania świadczeń emerytalno–rentowych dla osób, które rozpoczęły aktywność zawodową po dniu 31 grudnia 1998 r. będzie dysponować Zakład Ubezpieczeń Społecznych. – Długoletnie przechowywanie akt pracowniczych w formie papierowej powoduje, że pracodawcy ponoszą duże koszty, związane z magazynowaniem dokumentacji kadrowej. Cyfryzacja, digitalizacja tych materiałów pozwoli na duże oszczędności dla pracodawców, a także wpłynie na usprawnienie organizacji działów kadrowych. W szerszej perspektywie proponowane rozwiązania unowocześnią gospodarkę, a może nawet wpłyną pośrednio na wzrost zatrudnienia i rozwój firm. – mówi Marcin Biskup, członek zarządu Dolnośląskich Pracodawców – regionalnego związku pracodawców Konfederacji Lewiatan. Organizacje pracodawców od dawna już postulowały o zmianę zasad przechowywania dokumentacji. Konfederacja Lewiatan w „Czarnej liście barier dla rozwoju przedsiębiorczości rekomendowała, że należy skrócić okres przechowywania dokumentów i umożliwić ich przechowywanie w formie elektronicznej. Proponowane przez Ministerstwo Rozwoju regulacje mają obowiązywać od 1 stycznia 2018 r.
Źródło: PKPP Lewiatan
