Obecnie przedsiębiorcy płacą za przechowywanie akt ok. 130 mln zł rocznie. Pracodawcy muszą trzymać akta pracownicze przez 50 lat, tylko w jednym celu - emerytalnym. Wkrótce może to się zmienić. W ocenie Dolnośląskich Pracodawców – regionalnego związku pracodawców Konfederacji Lewiatan, zapowiadane przez Ministerstwo Rozwoju zmiany będą dla biznesu korzystne.

W Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie i rekordowy w Europie, aż 50 – letni, obowiązkowy czas archiwizacji akt pracowniczych. 

Dla porównania dokumentacja kadrowo- płacowa w Wielkiej Brytanii przechowywana jest przez okres 6 lat, w Niemczech odpowiednio 10 i 6 lat, a we Francji i na Węgrzech obie kategorie dokumentów przechowuje się jedynie przez 5 lat.

Obecnie pracodawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za przechowywanie akt płacowych i osobowych pracownika przez 50 lat od chwili jego zwolnienia.  Ten kosztowny i uciążliwy dla polskich firm obowiązek ma na celu wykorzystywanie dokumentacji do wykazywania roszczeń ze stosunku pracy, ustalania emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego.

Rozwiązaniem tych zbędnych utrudnień ma być ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, której projekt założeń przedstawiło Ministerstwo Rozwoju. Proponowane zmiany zakładają, że obowiązkowy okres przechowywania akt pracowniczych zostanie skrócony z 50 do 10 lat, a przedsiębiorcy będą mieć możliwość przechowywania jej w formie papierowej, elektronicznej lub mieszanej. Projekt zakłada, że wszystkimi informacjami niezbędnymi do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych dla osób, które rozpoczęły aktywność zawodową po dniu 31 grudnia 1998 r. będzie dysponować Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

- Długoletnie przechowywanie akt pracowniczych w formie papierowej powoduje, że pracodawcy ponoszą duże koszty, związane z magazynowaniem dokumentacji kadrowej. Cyfryzacja, digitalizacja tych materiałów pozwoli na duże oszczędności dla pracodawców, a także wpłynie na usprawnienie organizacji działów kadrowych. W szerszej perspektywie proponowane rozwiązania unowocześnią gospodarkę, a może nawet wpłyną pośrednio na wzrost zatrudnienia i rozwój firm.  – mówi Marcin Biskup, członek zarządu Dolnośląskich Pracodawców – regionalnego związku pracodawców Konfederacji Lewiatan.

Organizacje pracodawców od dawna już postulowały o zmianę zasad przechowywania dokumentacji. Konfederacja Lewiatan w „Czarnej liście barier dla rozwoju przedsiębiorczości” rekomendowała, że należy skrócić okres przechowywania dokumentów i umożliwić ich przechowywanie w formie elektronicznej. Proponowane przez Ministerstwo Rozwoju regulacje mają obowiązywać od 1 stycznia 2018 r.